Importancia del enfoque para alcanzar metas
No estar centrado en los objetivos y metas te hace diversificar demasiado las actividades y como consecuencia perder el enfoque.
Incluso en las empresas esto es similar, pues una de las causas más comunes por las cuales pequeñas y medianas empresas desaparecen sin antes haber alcanzado el éxito, es que se dispersan en muchas actividades queriendo abarcar más en el mercado y pierden el enfoque de la naturaleza de la compañía.
Mantener el enfoque lleva a una efectiva gestión administrativa de los recursos con un propósito claro y definido, con una mejor calidad de los resultados y mayor nivel de satisfacción.
¿QUÉ VAMOS A APRENDER HOY?
En esta sesión trataremos sobre el «Enfoque» y vamos a dividir el tema en 4 partes:
- QUÉ ES EL ENFOQUE
- MULTITAREA, ¿FUNCIONA?
- TÉCNICA DROP
- MATRIZ DE PRIORIZACIÓN
1. ¿QUE ES EL ENFOQUE?
Es la capacidad de mantener la atención en algo particular o específico.
Vamos a analizar por qué el enfoque es esencial en el proceso de conseguir nuestras metas.
Es más efectivo centrar toda tu energía para conseguir una meta en específico.
Veamos este ejemplo
2. MULTITAREA
La persona multitarea, o multitasking, puede aportar valor a un proyecto. Por ello, numerosas empresas optan por perfiles que puedan asumir diferentes funciones, responsabilidades y roles. Sin embargo, no es fácil ni eficaz realizar varias tareas simultáneamente, al igual que una sola persona no puede cubrir el trabajo de varios. Es decir, es importante que seamos capaces de realizar diferentes tareas, pero no es funcional que las intentes hacer al mismo tiempo.
¿puede una persona ser realmente multitarea?
Para gran parte de los científicos, la respuesta es no. Tanto es así que, según el doctor René Marois, experto en neurociencia y cuyo trabajo se centra en comprender la base neuronal de la atención en los humanos, «nuestro cerebro no maneja bien situaciones de multitasking. En cuanto dos tareas necesitan nuestra atención, la productividad se resiente». Opinión que comparten, desde hace varios años, instituciones como la Universidad de Stanford o la American Psychological Association (APA).
Nuestro cerebro no maneja bien situaciones de ‘multitasking’. En cuanto dos tareas necesitan nuestra atención, la productividad se resiente
René Marois, experto en neurociencia
Eso que llamamos multitarea, por tanto, es en realidad la capacidad de pasar, con mayor o menor rapidez, de un asunto a otro y para que esto suceda han de darse dos requisitos indispensables: que una de las tareas se realice de manera automática, como por ejemplo andar o comer, y que ambas requieran procesamientos cerebrales distintos, por ejemplo, atender el teléfono y escribir a la vez.
Si somos por tanto multitasking, pero en actividades comúnes (caminar y hablar, bailar y cantar, escuchar y escribir, etc). Pero intentar hacerlo en actividades que necesitan procesamiento cerebral más complejo, se vuelve complicado a menos que realices solo una concentrado y las demas en automático. De otra forma solo estas pasando tu concentración de una actividad a otra, y es ahí donde aparece el problema.
Nuestro cerebro no está preparado para trabajar en modo multitarea. Sólo podemos prestar atención a una cantidad limitada de información, e intentar sobrepasar ese límite sólo consigue que cambiemos de una actividad a otra, no que las estemos realizando simultáneamente. Así lo afirma Clifford Nass, profesor de la Universidad de Standford. Nuestros niveles de concentración se ven afectados gravemente cuando estamos en modo multitarea.
La multitarea no nos hace más productivos. De hecho, es uno de los tipos de ladrones de tiempo más bien camuflados, pues el cambio de una tarea a otra disminuye nuestra concentración, y tardamos entre 6 y 9 minutos en recuperar el estado de concentración anterior.
EFECTOS NEGATIVOS MULTITAREA
- Inquietud constante
- Dificultad para organizarse
- Ansiedad, estrés, frustración
- Sensación de incumplimiento
Para conseguir mejorar nuestra gestión del tiempo, lo primero es identificar los ladrones de tiempo, y empezar a combatirlos antes de que se conviertan en costumbres demasiado arraigadas en nuestro carácter.
Consejos para enfocarse evitando la multitarea
Cuando una empresa de renombre no está obteniendo los resultados esperados, se ocupan, evalúan y modifican la estrategia, hasta que lo logran, aquí te compartimos algunas acciones que utilizan para mantener el enfoque:
- Priorizan y eliminan las distracciones: Definen cual es la naturaleza y razón de ser del negocio, sus objetivos y qué metas deben alcanzar para ser competitivos. Luego que tienen claro cuál es la actividad comercial por la que se destacará el negocio, eliminan toda acción que los desvíe de su propósito.
- Establecen fechas límites: Pautan un timeline para obtener los resultados que desean, esta es una técnica que permite mantener el sentido de urgencia para lograr las metas mediante una cronología de las acciones para alcanzar los objetivos propuestos.
- Una tarea a la vez: Centrarse en realizar una actividad a la vez ayuda a mantener el enfoque empresarial y que toda la empresa dirija su energía en que esa meta se logre.
Las empresas tienen como objetivo de mantener el enfoque empresarial, llevar el negocio a ser líder en el mercado por un producto o servicio en especial, y la mejor manera de lograrlo es centrando toda la gestión administrativa y operativa en trabajar hasta ser los mejores en el sector.
El enfoque empresarial busca que la gestión administrativa, comercial y operativa de la empresa dirija sus esfuerzos hacia un solo objetivo, ya que la falta de enfoque tarde o temprano llevará a la empresa a perder competitividad y pone en riesgo su permanencia en el mercado.
Y para nosotros es igual. El primer paso es darse cuenta de que los ladrones de tiempo se interponen en nuestro camino hacia la productividad individual y la calidad de nuestro trabajo. Como ya lo vimos, los efectos de la multitarea sobre nuestra concentración son múltiples, así que podemos combatirla siguiendo estos consejos
- Desactiva todas las notificaciones y dispositivos cuando vayas a empezar una tarea: teléfono en modo avión, notificaciones del email desconectadas, etc
- Hacer listas de tareas y abordarlas de una en una. Toma nota de aquellos asuntos importantes que vayan surgiendo, y prestarles tu atención más adelante.
- Y por último y la más importante, aceptar que no somos máquinas y a veces no podremos abarcarlo todo. No significa que no seamos productivos, ni que hayamos fracasado, sólo significa que somos humanos.
MANTENER LA CONCENTRACIÓN
minimiza el poder de los distractores y mejora nuestro rendimiento.
Cuando te enfocas en algo, estás poniendo toda tu energía en eso. Tu cerebro etiqueta eso que estás haciendo como algo realmente importante .
Por lo tanto, cuando te concentras en una única cosa, tu cerebro, tu mente, dice algo como «mmm, esto parece que tiene mucha importancia, vamos a prestarle más atención». Y así estás huyendo de las distracciones y evitando salirte del camino.
Entonces la clave para enfocarse, está en no dar opción a la distracción, eligiendo 1 meta o actividad, y sólo una a la vez.
Intentar hacer varias cosas a la vez, no funciona. Piensa que al hacer una sola actividad, te enfrenta con la posibilidad del éxito cara a cara, hara que te esfuerces más que elimines todas las distracciones posibles y cada vez que sientas flaquear te obligarás a ti mismo a que no hay otra opción. Se trata de ganar o ganar, punto.
Si solo hiciéramos las cosas que sabemos ya desde un principio que vamos a hacer de forma fácil y rápida, realmente nunca haríamos nada relevante en nuestras vidas.
Como tantas otras capacidades del ser humano, la atención también se entrena. Como un músculo que cuando se usa se fortalece y cuando no, se atrofia. Los resultados, lógicamente, son progresivos y podemos, poco a poco, ir alcanzando cotas de mayor atención. Además, si nos enfrentamos a actividades que van a reclamar más concentración, como por ejemplo una época de exámenes, entrenar unos minutos nos preparará para expandir los límites de nuestra atención, minimizar los efectos de las distracciones, propias y ajenas, y disfrutar del momento.
Así que ahora vamos a crear nuestro propio gimnasio de plena atención. Para ello necesitaremos reservar entre 5 y 20 minutos al día para este entrenamiento y empezar con estos tres ejercicios (eliminar distractores, hacer una lista de quehacer, y realizar una actividad a la vez); recuerda que, puedes repetir este ajuste varias veces si se termina tu lista de pendientes, o si surgen nuevos, incluso, puedes introducir todas aquellas variaciones que nos vengan a la cabeza.
Una clave importante al elegir de tu lista cual actividad vas a realizar primero puedes usar distintas técnicas.
1.- Si no tienen tiempo especifco de entrega, entonces inicia con las labores mas sencillas. Esto hara que avances rapidamente en toda la lista eliminando la propia lista como distractor, dejando cada vez menos opciones.
2.- Si existen tiempos o fechas de entrega, prioriza las actividades, y divide una tarea compleja en subtareas mas sencillas, con esto avanzaras paso a paso, pero siempre enfocado en el mismo objetivo.
3. TÉCNICA D.R.O.P
Esta es una sencilla técnica para practicar la atención plena en la vida cotidiana:
1. DETENTE: haz una pausa en lo que estás haciendo o pensando. Esto se hace para darte cuenta si estás o no actuando en automático.
2. RESPIRA: la respiración profunda te enfoca en ti mismo y en el momento presente. Toma diez respiraciones
3. OBSERVA TU CUERPO (las sensaciones físicas de las que eres consciente, tacto, vista, sonidos, olores y sabores), tus emociones (¿qué sientes en este momento?), tus pensamientos (¿qué interpretaciones estás haciendo de tus sentimientos y emociones).
4. PROCEDE: continúa con lo que interrumpiste, haciendo un esfuerzo consciente por estar solo en eso.
Hacer descansos: leer, escuchar música, ver tus redes sociales, es importante realizar una actividad que nos distraiga durante las pausas, para volver al trabajo más relajados.
Haz descansos breves
Después de un tiempo, tu enfoque mental puede empezar a “llenarse de vicios”, volviéndose cada vez más ineficaz. Así, como resultado, tu rendimiento descenderá.
Las explicaciones tradicionales en psicología han sugerido que esto se debe a que se agotan los recursos de atención, pero algunos investigadores creen que tiene más que ver con la tendencia del cerebro a cambiar de fuentes de estimulación.
En este sentido, los investigadores han descubierto que, al hacer descansos muy breves, desviando la atención a otra parte, puede mejorar el enfoque mental.
¿Has escuchado sobre la técnica «POMODORO»?
Es tan importante que en nuestra agenda aparezcan momentos de trabajo como momentos en los que soltemos el control de nuestra atención.
El descanso es el secreto
Introducir “momentos de respiro” en actividades que requieran de mucha concentración ayuda a que esta se mantenga.
4. MATRIZ DE PRIORIZACIÓN
Para saber discernir en qué debemos enfocarnos primero debemos priorizar nuestra lista de tareas.
Y por último, pero no menos importante, necesitamos discernir en qué debemos enfocarnos, entender que es lo realmente importante, y su urgencia.
Con esta matriz podemos darnos una idea gráfica y clara de qué tarea merece nuestra atención inmediata, qué tarea podemos planear y ejecutar después, qué tarea tenemos que replantear su importancia y qué tareas podemos eliminar.
Urgente – Importante: Este tipo de tarea debe merecer toda nuestra atención de manera inmediata.
Importante – No urgente: Este tipo de tarea tenemos que formarla en la lista de tareas a hacer en cuanto terminemos con la más importante.
Urgente – No importante: Este tipo de tarea tenemos que entender por qué es urgente algo que no es importante, ya con tu criterio decidirás si vale la pena prestarle atención o no.
No importante – No urgente: Si la tarea se ubica en este cuadrante es necesario aprender a eliminarlas de nuestra lista de tareas y de nuestra mente.
Con esto tienes todas las herramientas para hacer tu lista de actividades, ahora solo falta poner manos a la obra.
CONCLUSIÓN
Hay que aceptar que para mantenerse enfocado en una meta hay que decirle NO (temporalmente) a otras.
La decisión de enfocarse en una única cosa normalmente suele ser una decisión incómoda. Para mantenerte enfocado, deberás centrarte en una única cosa.
Mantenerte enfocado te llevará tiempo, dedicación, estrategia y un gran compromiso por tu parte, ya que para lograr obtener los máximos resultados de una cosa, deberás aprender a dejar de lado otras cosas. En cambio, los beneficios al mantenerte firme, te puedo asegurar que son los más gratificantes que puedes encontrar.
Buen curso y práctico